Uma das coisas mais comuns que escutamos sobre auditorias é a palavra “sofrer”. – Vamos sofrer uma auditoria na próxima semana – é um exemplo comum de frases que podemos escutar nas empresas.
A semana anterior a auditoria é uma preparação, processos são revisados, documentos atualizados, reuniões registradas, tudo parece que funciona. É fato que devemos sempre nos preparar para uma auditoria, mas o que isso revela sobre o sistema de gestão ?
Em primeiro lugar, essa atitude revela um entendimento no mínimo estranho sobre a função de uma auditoria e sua real importância para o resultado da gestão e o desempenho do negócio. Nesse artigo vou explicar um pouco sobre esse problema e como podemos entender melhor o conceito de uma auditoria e não “sofrer” , mas sim aproveitar a oportunidade de observação do seu sistema e melhorar no que for possível.
O “mito” da auditoria
Um dos maiores problemas com as auditorias é como tratamos ela. Infelizmente ainda olhamos a auditoria como uma “entidade” e não como uma ferramenta ou um processo de suporte para a melhoria e desenvolvimento do sistema de gestão.
Como qualquer processo e ferramenta, a auditoria tem falhas e não pode ser levada ou considerada como verdade absoluta ou como uma representação plena de como funciona o sistema de gestão de uma empresa.
Uma auditoria é uma representação amostral e que geralmente acontece uma a duas vezes ao ano, ou seja, uma amostragem muito baixa do que realmente representa o sistema de gestão e práticas de qualquer empresa.
Não se prepare, pratique todo dia
Não se prepare para uma auditoria, esteja sempre pronto. Problema são parte do processo e querer esconder ou “arrumar a casa” na véspera da auditoria só traz mais problemas do que ajuda. Um auditor experiente percebem que a casa foi arrumada nas primeiras horas da auditoria.
As atividades e processos do sistema de gestão são rotinas diárias nas empresas. Devemos buscar fazer o correto, seguindo os procedimentos e instruções nas ações diárias, visando sempre a qualidade e o desempenho dos processos.
Para que realmente possamos aproveitar a auditoria e obter informações relevante sobre o sistema de gestão não devemos nos “preparar” para a auditoria. As não conformidades fazem parte do processo e não devem ser levadas como um “monstro” e sim como uma oportunidade para melhorar e desenvolver o sistema de gestão.
A “busca” pela Qualidade
A busca pela qualidade de produtos, desempenho de processos e melhoria do sistema de gestão são atividades diárias e contínuas, não podem depender de uma auditoria. Quando buscamos diariamente fazer o nosso melhor, mesmo que um pouco por dia, não precisaremos nos “preparar”.
Vamos pensar na seguinte situação: Um aluno tem uma prova no fim do bimestre, o que é mais fácil? Estudar um pouco todos os dias e ir tirando suas dúvidas ao longo das aulas ou juntar toda a matéria e estudar no dia anterior a prova?
Não é muito difícil imaginar qual é a melhor abordagem. Assim é com seu sistema de gestão. A busca pela melhoria da qualidade de produtos e do sistema tem que ser realizada todo dia, encontrando problemas e não conformidade, realizando ações corretivas, melhorias, revisões e análises críticas para que seja traçado um caminho de evolução e maturação da organização diário.
Buscando a qualidade diariamente em suas rotinas, práticas e processos você não irá mais precisar se preparar para auditoria e poderá aproveitar e não sofrer.
Como podemos ajudar a sua empresa?
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Conhecimento metrológico e suas aplicações são fundamentais para a busca da melhoria contínua e para garantir uma boa produtividade e ações assertivas.
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[1] Site: https://qualidadeonline.wordpress.com/2010/07/01/genichi-taguchi/
[2] Site: Wikipedia.com/Genichi_Taguchi
[3] Site: Blog da Qualidade
As etapas da qualificação de equipamentos (Parte I)
