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Como elaborar o Manual de Boas Práticas de Distribuição, Armazenamento e Transporte?

Em Sobre a área de medição

A nova RDC 430/2020 entra em vigor em 16/03/2021. Saiba como elaborar o manual de boas práticas e o procedimento operacional padrão de todos os seus fluxos operacionais!

O manual de boas práticas de distribuição, armazenamento e transporte é o DNA da empresa. Nele, devem conter de maneira simplificada TODOS os processos logísticos desta companhia, inclusive quais os principais objetivos que a instituição quer alcançar no curto, médio e longo prazo. É uma espécie de plano de negócios na área da qualidade e na área logística, sendo interessante conter um breve histórico sobre a empresa, qual sua atividade, como ela funciona (abrangência, expediente, fluxo colaborativo, etc.) e deixar bem claro a missão, visão e valores da empresa.

Já o procedimento operacional padrão (POP), deve ser um documento mais específico e individual, com informações mais detalhadas de cada processo da companhia. Esse documento deve ser de fácil acesso e periodicamente deverá ser revisado pelos responsáveis do setor. É interessante realizar treinamentos frequentes entre os colaboradores, tanto do manual de boas práticas quanto dos POPs, sendo o último o mais importante para evitar riscos operacionais, físicos, de qualidade e financeiros à instituição.

Os itens mais importantes do manual de boas práticas de distribuição e armazenagem e dos POP’s na visão da qualidade

É óbvio que para elaborar o manual de boas práticas de distribuição, armazenamento e transporte em uma determinada companhia, seja necessário entender os seus processos como um todo. Por exemplo, uma transportadora não tem a necessidade de elaborar um manual de boas práticas de distribuição e armazenagem, apenas de transporte, assim como uma distribuidora que apenas armazena e distribui não tem a necessidade de elaborar o manual para transporte. Deu pra entender o conceito?

Outro ponto é que em se tratando de qualidade e finalidade da empresa, alguns pontos são considerados cruciais para serem inseridos no manual e consequentemente nos POP’s. Vamos considerar nesse caso, todas as empresas que ao menos distribuem e armazenam medicamentos para otimizar os conceitos. Todos os tópicos descritos devem apresentar uma consideração breve no manual e detalhada nos POP’s.

A Política da Qualidade

Neste documento, alguns tópicos devem ser abordados , sendo alguns deles como :

  1. Treinamentos
  • Como são realizados e com qual frequência e se possível descreva a pontuação média dos colaboradores de uma maneira geral (isso pode ser importante na melhora da capacitação e compreensão dos funcionários aos processos da empresa);
  1. Autoinspeção
  • Como é realizada a autoinspeção assim como procedimentos de auditoria interna;
  1. Rastreabilidade
  • Qual o nível de conhecimento e transparência dos seus fluxos operacionais? Toda a companhia tem fácil acesso a esses dados? Eles são medidos com eficiência? Quais tecnologias são utilizadas? Por quanto tempo os dados são armazenados ?

Sistema de “Facilities”

O segundo item considerado essencial são os sistemas de FACILITIES. Busque identificar como é feito os seguintes tópicos:

  1. Limpeza e manutenção da área logística;
  • Quais produtos são utilizados? Eles apresentam algum risco ao processo? Qual a frequência da limpeza e horários?
  1. Programa de Gerenciamento de Resíduos;
  • Quais resíduos são gerados? Como é feito o descarte ou reaproveitamento? Qual o impacto ambiental desse processo?
  1. Controle de Pragas;
  • Qual a periodicidade e qual controle é feito? Qual o protocolo de intervenção com os colaboradores?
  1. Sistema de Segurança;
  • Onde ficam armazenados os dados? Quanto tempo permanecem registrados? Quem tem acesso aos dados?

Para todos os itens acima, você deve descrever se o processo é realizado internamente ou por empresa terceirizada, se terceirizada descreve os dados desta companhia, mas caso seja interna, descreva qual o departamento responsável e quais as funções dos colaboradores deste departamento em relação a essa atividade.

Além disso, crie um item apenas para a descrição de cada POP, pode ser um item curto onde será registrado quantos POPs existem e quais são eles. Por fim, não esqueça de colocar o fluxo operacional e organograma da sua empresa, faça da maneira que julgar mais necessário, sendo como um arquivo anexo ou fazendo parte do conteúdo do manual.

Não se esqueça, não existe fórmula mágica para escrever o Manual de Boas Práticas de Distribuição, Armazenamento e Transporte, muito menos dos procedimentos operacionais padrão. Entenda seus processos e principalmente sua instituição. Cada item e tópico aqui mencionados visam estimular o seu raciocínio e não necessariamente precisam ser exatamente como descritos.

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[1] RESOLUÇÃO DE DIRETORIA COLEGIADA – RDC Nº 430, DE 8 DE OUTUBRO DE 2020. Dispõe sobre as Boas Práticas de Distribuição, Armazenagem e de Transporte de Medicamentos.

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